A partir de 2026 Hacienda obligará a los autónomos que generen libros fiscales, utilicen macros o actúen como un sistema informático de facturación (SIF), a dejar de usar Excel como herramienta principal. Sólo podrán seguir utilizándolo si cumplen con los estrictos requisitos del nuevo Reglamento SIF.
¿Qué ha confirmado Hacienda y por qué afecta ya?
- Quién: La Agencia Tributaria.
- Qué: Se confirma que los autónomos no podrán seguir utilizando Excel para emitir facturas, salvo en supuestos muy concretos que cumplan determinadas condiciones.
- Cuándo: Desde la entrada en vigor del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación, con aplicación efectiva a partir de 2026.
- Dónde: En toda España, excepto regímenes forales o especiales.
- Cómo: Si Excel se utiliza para generar libros de IVA, IRPF, contabilidad, macros o automatizaciones fiscales, se considerará un SIF y deberá cumplir todos los requisitos técnicos del reglamento.
- Por qué: El objetivo declarado por Hacienda es evitar el fraude fiscal, impedir la doble contabilidad y garantizar el control automático y transparente de todas las operaciones económicas.
Supuestos en los que Excel sí podrá seguir usándose
Excel no quedará completamente prohibido, pero su uso estará severamente limitado. Solo se podrá mantener cuando:
- Se emplee únicamente para tareas básicas, como hacer listados simples de facturas emitidas sin automatización.
- No se utilicen macros ni ninguna programación interna que genere libros contables o registros tributarios.
- No se configure como una herramienta que sustituya a un software de facturación certificado.
- El archivo generado sea inalterable, trazable y legible, según lo estipulado por el nuevo reglamento, algo difícil de garantizar en la práctica con un Excel tradicional.
Nuevas exigencias para 2026: códigos QR y trazabilidad total
- Todas las facturas deberán incluir un código QR obligatorio y una leyenda específica de “Factura verificable”, lo que obligará al uso de programas capaces de emitir documentos en este formato.
- Este código permitirá a los clientes enviar los datos directamente a Hacienda, aumentando el control estatal sobre cada transacción.
- Se incorporará la tecnología VERI*FACTU, que facilitará la verificación de datos en tiempo real por parte de la Administración.
¿Qué se considera un Sistema Informático de Facturación (SIF)?
El Excel pasará a ser tratado como un SIF si se utiliza para:
- Generar automáticamente los libros de registro del IVA o del IRPF.
- Elaborar contabilidades completas o parciales.
- Usar macros que ejecuten funciones avanzadas como cálculos, agrupaciones de facturas o importación de datos.
- Automatizar tareas vinculadas con el cumplimiento tributario.
En esos casos, el Excel deberá cumplir todas las condiciones del reglamento, como si fuera un programa de facturación homologado. Esto incluye contar con una certificación oficial, lo cual la mayoría de autónomos no tiene ni tendrá.
Riesgos y sanciones: multas de hasta 50 000 euros
El incumplimiento del reglamento implicará sanciones económicas muy elevadas. Hacienda podrá multar con hasta 50 000 euros por año a aquellos profesionales que:
- Usen programas de facturación no certificados.
- Posean software que no se ajuste a las exigencias legales, aunque no lo estén utilizando activamente.
- Manipulen dispositivos o herramientas que deberían estar homologadas.
Además, el criterio de Hacienda será discrecional: podrá interpretar si el Excel utilizado cumple o no los requisitos técnicos, abriendo la puerta a sanciones sin previo aviso.
Alternativas reales: ¿hay opciones seguras para seguir usando Excel?
Existen intentos en el mercado de adaptar Excel con soluciones híbridas, incluyendo trazabilidad o certificados digitales. Pero los expertos coinciden: es casi imposible garantizar la inalterabilidad y seguridad total en un Excel convencional sin recurrir a un sistema técnico complejo y costoso.
Según profesionales del sector, para que Excel cumpla con el reglamento necesitaría incorporar macros extremadamente avanzadas, lo que elimina su facilidad de uso y accesibilidad. En la práctica, la mayoría de autónomos terminará obligado a contratar software de terceros o depender de la herramienta básica que ofrecerá Hacienda.
Análisis Zero Censura: más control, menos libertad
Este nuevo reglamento es una muestra más del afán recaudatorio y controlador del Estado. Los autónomos, ya asfixiados por cuotas, impuestos y burocracia, ahora se ven obligados a abandonar herramientas accesibles y gratuitas como Excel.
Todo en nombre de la lucha contra el fraude… pero sin diferenciar entre un pequeño fontanero que factura 800 euros al mes y una gran empresa que evade millones. Se impone una carga técnica desproporcionada que favorece a los grandes y penaliza a los pequeños.
Hacienda no prohíbe directamente el uso de Excel, pero lo limita hasta hacerlo inviable en la práctica para quienes lo usaban como herramienta principal. Quien no se adapte al nuevo reglamento, se expone a sanciones brutales.
